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 4月30日に小規模事業者向けのマイナンバーガイドラインの資料が公開されました。

マイナンバー制度が始まると、企業は税関連や社会保険などの各種書類、例えば源泉徴収票や保険料控除申告書等に個人番号(マイナンバー)を明記することが義務づけられます。
源泉徴収表などでは扶養家族(扶養親族)の番号も帳票に記載するため、企業における従業員本人の番号だけでなく全従業員の家族の番号についての収集と管理も必要となります。

対象は小規模事業者、中小企業を含む全ての企業と、多岐にわたります。 
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(以下、資料より引用)

入社時のマイナンバーの取り扱い

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◆社員からマイナンバーが記載された書類(扶養控除等申告書など)を取得しましょう。取得の際は、
「源泉徴収票作成事務」「健康保険・厚生年金保険届出事務」「雇用保険届出事務」で利用すること
をお知らせ!
◆社員からマイナンバーを取得したら、個人番号カードなどで本人確認を行いましょう。
◆マイナンバーが記載されている書類は、カギのかかるところに大切に保管しましょう。
◆マイナンバーが保存されているパソコンをインターネットに接続する場合は、最新のウィルス対策ソ
フトを入れておきましょう。


在職時のマイナンバーの取り扱い

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◆マイナンバーを扱う人を決めておきましょう。
◆マイナンバーの記載や書類を提出したら、業務日誌などに記録するようにしましょう。
◆源泉徴収票の控えなど、マイナンバーの記載されている書類を外部の人に見られたり、机の上に出
しっぱなしにしたりしないようにしましょう。



退職時のマイナンバーの取り扱い

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◆退職所得の受給に関する申告書など、退職する人からもらう書類にマイナンバーが含まれています。
◆退職の際にマイナンバーを取得した場合の本人確認は、マイナンバーが間違っていないか過去の書類
を確認することで対応可能!
◆保存期間が過ぎたものなど、必要がなくなったマイナンバーは廃棄しましょう。マイナンバーを書い
た書類は、そのままゴミ箱に捨ててはいけません。

 

社員以外のマイナンバーの取り扱い

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◆税理士や大家・地主などからマイナンバーを取得しましょう。取得の際は、「支払調書作成事務」等
で利用することをお知らせ!本人確認も忘れずに!
◆気をつけることは、社員のマイナンバーと同じです。
・カギのかかるところに大切に保管、最新のウィルス対策ソフトの導入
・マイナンバーを使う人の特定、業務日誌などへの記録、机の上に出しっぱなしにしない
・必要がなくなったマイナンバーは廃棄
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